就労証明書とは｜書き方・もらい方・必要なケースを徹底解説

「就労証明書って何？」「どこでもらえるの？」「保育園の申し込みに必要だけど、どうすればいい？」という疑問、パートやアルバイトで働いている方からよく聞きます。

就労証明書は、子どもを保育園に預けるときなど、「自分が働いていること」を証明するための書類です。勤務先が発行するもので、自分で作成することはできません。この記事では、就労証明書の基礎知識から、もらい方、書き方のポイントまで詳しく解説します。

この記事でわかること

• 就労証明書とは何か、どんなときに必要か
• 就労証明書のもらい方と依頼のコツ
• 記載内容と書き方のポイント
• よくあるトラブルと対処法

就労証明書とは？基本を理解しよう

まずは、就労証明書の基本的な知識を押さえておきましょう。どんな書類なのか、なぜ必要なのかを正しく理解することが大切です。

就労証明書の定義と役割

就労証明書とは、その人が会社や事業所で働いていることを証明する書類です。「在職証明書」「勤務証明書」「雇用証明書」など、呼び方は様々ですが、基本的には同じ役割を持っています。勤務先の会社や事業所が発行し、氏名・勤務先・雇用形態・勤務時間・勤務日数などが記載されます。

この書類は、働いていることを第三者に証明するためのもので、本人が自分で作成することはできません。必ず勤務先に依頼して発行してもらう必要があります。会社の代表者や人事担当者が署名・捺印することで、正式な証明書類として効力を持ちます。

就労証明書が必要になる主なケース

就労証明書が必要になる場面は主に以下の通りです。

• 保育園・こども園の入園申し込み：最も一般的なケース
• 学童保育（放課後児童クラブ）の申し込み
• 住宅ローンの審査
• 賃貸住宅の契約
• 転職先への提出：前職の在職期間を証明するため
• 各種手当の申請：扶養手当など

特に多いのは保育園の入園申し込みです。「保育の必要性」を証明するために、両親が働いていることを示す書類として就労証明書の提出が求められます。共働き世帯はもちろん、パートやアルバイトでも提出が必要です。

在職証明書・勤務証明書との違い

就労証明書と似た書類に「在職証明書」「勤務証明書」があります。呼び方は異なりますが、基本的には同じものと考えてOKです。自治体や提出先によって呼び名が違うだけで、証明する内容はほぼ同じです。

ただし、提出先によって求められる記載項目が異なる場合があります。保育園の申し込みでは、自治体指定のフォーマットが用意されていることが多いので、必ず確認しましょう。指定のフォーマットがある場合は、それを使用して勤務先に記入してもらいます。独自の書式で提出すると、受理されない場合もあるので注意が必要です。

パート・アルバイトでも発行してもらえる？

パートやアルバイトでも就労証明書は発行してもらえます。雇用形態に関わらず、働いていることを証明する書類なので、正社員でなくても問題ありません。短時間勤務でも、週に何日・何時間働いているかが記載された証明書を発行してもらえます。

ただし、派遣社員の場合は注意が必要です。派遣社員は派遣元（派遣会社）に発行を依頼します。派遣先の会社ではなく、雇用契約を結んでいる派遣会社が発行するのがルールです。迷った場合は、派遣会社の担当者に相談しましょう。

就労証明書と源泉徴収票の違い

就労証明書と源泉徴収票は、どちらも勤務先が発行する書類ですが、目的と内容が異なります。源泉徴収票は、1年間の給与収入と納税額を証明する書類で、主に確定申告や年末調整で使用します。一方、就労証明書は、現在働いていることや勤務条件を証明するもので、収入金額は記載されないこともあります。

保育園の申し込みなどでは、就労証明書と源泉徴収票の両方を求められることもあります。それぞれの役割を理解して、必要な書類を揃えましょう。

就労証明書のもらい方と依頼のコツ

就労証明書をスムーズにもらうための方法を解説します。依頼するタイミングや伝え方のコツも重要です。

誰に依頼すればいい？

就労証明書の発行は、勤務先の人事担当者や総務担当者に依頼します。小規模な会社やお店であれば、直接オーナーや店長に依頼することになるでしょう。大企業の場合は、人事部や総務部に申請するのが一般的です。

依頼する際は、口頭だけでなくメールや書面でも依頼内容を伝えておくと確実です。「就労証明書の発行をお願いしたい」「保育園の申し込みに必要」「○月○日までに必要」など、具体的に伝えましょう。担当者が不明な場合は、まず上司に相談するとスムーズです。

依頼するタイミングと期限

就労証明書の発行には、1週間〜2週間程度かかることが一般的です。会社の規模や手続きの流れによっては、さらに時間がかかる場合もあります。余裕を持って依頼することが大切です。

保育園の申し込みの場合、提出期限が決まっているので、逆算して早めに依頼しましょう。ギリギリになってから依頼すると、担当者に迷惑をかけるだけでなく、間に合わないリスクもあります。最低でも2週間前、できれば1ヶ月前には依頼しておくと安心です。

依頼時に伝えるべきこと

就労証明書を依頼する際は、以下の情報を明確に伝えましょう。

指定のフォーマットがある場合は、必ずそれを渡しましょう。自治体によってフォーマットが異なるため、ダウンロードして印刷したものを渡すか、データで送付します。

依頼メールの例文

就労証明書をメールで依頼する場合の例文を紹介します。口頭で依頼する場合も、この内容を参考にしてください。

指定フォーマットがある場合

保育園の申し込みなど自治体への提出では、指定のフォーマットが用意されていることがほとんどです。自治体のホームページからダウンロードできるので、事前に確認しましょう。指定フォーマットには、勤務先が記入する欄と、自分で記入する欄があることもあります。

フォーマットを渡す際は、「この書式に記入をお願いします」と明確に伝えます。記入例がある場合は、それも一緒に渡すと親切です。担当者が書き方に迷わないよう、必要に応じて補足説明を加えましょう。

発行に費用はかかる？

就労証明書の発行に費用がかかるかどうかは会社によって異なります。多くの場合、無料で発行してもらえますが、一部の会社では手数料がかかることも。事前に確認しておくと安心です。

有料の場合でも、数百円〜1,000円程度が相場です。発行手数料がかかる場合は、事前に金額を確認しておきましょう。また、会社によっては、発行可能な回数に制限があることもあります。

就労証明書の記載内容と書き方

就労証明書に記載される内容と、書き方のポイントを解説します。勤務先に正確に記入してもらうためにも、記載内容を理解しておきましょう。

基本的な記載項目

就労証明書には、一般的に以下の項目が記載されます。各項目は正確に記入してもらうことが大切です。特に勤務時間や勤務日数は、保育園の入園選考に直接影響するため、実態に即した内容を記載してもらいましょう。

雇用形態の書き方

雇用形態は、実際の契約内容に基づいて正確に記載します。「正社員」「契約社員」「パートタイマー」「アルバイト」「派遣社員」など、雇用契約書に記載されている通りに書いてもらいましょう。

パートとアルバイトの区別は会社によって異なりますが、雇用契約書の記載に従うのが基本です。「嘱託」「準社員」「臨時職員」など、会社独自の呼び方がある場合は、そのまま記載することもあります。

勤務時間・勤務日数の書き方

勤務時間と勤務日数は、保育園の入園選考で重要なポイントになります。正確に記載してもらうことが大切です。週の勤務日数（例：週4日）、1日の勤務時間（例：9:00〜15:00）、月間の勤務日数などを記載します。

シフト制で勤務日数が変動する場合は、「週3〜4日」「月12〜16日程度」のように幅を持たせて記載することもあります。ただし、保育園の選考では勤務時間が多いほど優先度が高くなる傾向があるため、できる限り正確な情報を記載してもらいましょう。

育休・産休中の場合の書き方

育児休業中や産前産後休業中でも、在籍していれば就労証明書は発行されます。この場合、休業中であることと、復帰予定日を記載してもらいましょう。「現在育児休業中」「○年○月○日復帰予定」などと明記します。

保育園の申し込みでは、復帰を前提とした入園申請が可能です。ただし、入園後に復帰しない場合は退園となることもあるので、復帰予定は慎重に記載してもらいましょう。

これから働き始める場合（内定者）の書き方

まだ働き始めていないが、内定をもらっている場合は、「内定証明書」や「採用証明書」を発行してもらいます。この書類には、採用予定日、雇用形態、予定される勤務時間などが記載されます。

保育園の申し込みでは、入園月から勤務開始であれば問題なく申請できることがほとんどです。ただし、入園後に就労を開始しなかった場合は、入園資格を失うこともあるので注意しましょう。自治体のルールを事前に確認しておくことが大切です。

保育園申し込みと就労証明書

保育園の入園申し込みで必要な就労証明書について、詳しく解説します。最もよくあるケースなので、しっかり押さえておきましょう。

保育園入園に必要な書類一覧

保育園の入園申し込みでは、就労証明書以外にも様々な書類が必要です。自治体によって異なりますが、一般的に以下の書類を用意します。

自治体によって必要書類が異なるため、必ず事前に確認しましょう。書類に不備があると、受理されなかったり、選考で不利になったりすることがあります。

就労証明書と保育指数の関係

保育園の入園選考では、「保育指数」または「保育点数」と呼ばれるポイント制で優先順位が決まります。就労証明書に記載された勤務日数・勤務時間が、この指数に大きく影響します。

一般的に、フルタイム勤務（週5日・1日8時間以上）が最も高い点数となり、勤務時間が短くなるほど点数も下がります。そのため、就労証明書の内容は正確に、かつ漏れなく記載してもらうことが重要です。勤務時間を過少に記載されてしまうと、選考で不利になります。

自治体指定のフォーマットについて

多くの自治体では、就労証明書の指定フォーマットを用意しています。このフォーマットは、自治体のホームページからダウンロードできることがほとんど。区役所や市役所の窓口でも入手できます。

指定フォーマットを使用しないと受理されない場合もあるので、必ず事前に確認しましょう。また、フォーマットは毎年更新されることがあるため、最新版を使用することが大切です。前年のフォーマットを使い回さないよう注意しましょう。

両親ともに就労証明書が必要

共働き世帯の場合、父母両方の就労証明書が必要になります。片方だけでは申請できないので注意しましょう。それぞれの勤務先に依頼して、両方の書類を揃える必要があります。夫婦で勤務先が異なる場合は、それぞれ別々に依頼することになります。

ひとり親世帯の場合は、片方の就労証明書のみで申請できます。また、祖父母と同居している場合、祖父母の就労状況も確認されることがあります。65歳未満の祖父母が同居している場合、その方の就労証明書も求められることがあるので、自治体のルールをよく確認しておきましょう。申請に必要な書類は自治体によって異なるため、事前に窓口やホームページで確認することをおすすめします。

提出期限と注意点

保育園の申し込みには提出期限があります。多くの自治体では、4月入園の申し込みは前年の11月〜12月頃が締め切りです。途中入園の場合は、入園希望月の1〜2ヶ月前が締め切りとなることが多いです。

よくあるトラブルと対処法

就労証明書に関するよくあるトラブルと、その対処法を解説します。困ったときの参考にしてください。

会社が発行してくれない場合

稀に、会社が就労証明書の発行を渋るケースがあります。しかし、就労証明書の発行は会社の義務ではありませんが、正当な理由なく拒否することは不適切です。保育園の入園に必要な書類であることを丁寧に説明し、理解を求めましょう。

どうしても発行してもらえない場合は、雇用契約書のコピーや給与明細など、代替書類で対応できることもあります。自治体の窓口に相談して、どのような書類で代替できるか確認しましょう。労働基準監督署に相談するという選択肢もありますが、まずは会社との話し合いで解決を目指すのが基本です。

発行が間に合わない場合

提出期限に間に合わない場合は、まず自治体の窓口に相談しましょう。期限の延長が認められたり、後日提出で受理してもらえたりする場合があります。事前に連絡しておくことで、柔軟に対応してもらえる可能性が高まります。

会社への依頼が遅れた場合は、事情を説明して急ぎで発行してもらえないか相談しましょう。郵送ではなく、直接受け取りに行くことで時間を短縮できることもあります。

記載内容に誤りがあった場合

就労証明書の記載内容に誤りがあった場合は、すぐに勤務先に連絡して訂正してもらいましょう。訂正方法は会社によって異なりますが、訂正印で対応する場合と、新しい書類を発行し直す場合があります。

保育園に提出済みの場合は、自治体の窓口に連絡して、訂正版を再提出する旨を伝えましょう。虚偽の内容でなければ、大きな問題にはならないことがほとんどです。

転職・退職が決まっている場合

就労証明書の提出後に転職や退職が決まった場合は、速やかに自治体に届け出ましょう。状況が変わったことを隠していると、後々トラブルになる可能性があります。

転職先が決まっている場合は、新しい勤務先の採用証明書を追加で提出することで対応できることが多いです。退職して働かなくなる場合は、保育園の入園資格を失う可能性があるため、早めに相談しましょう。

自営業・フリーランスの場合

自営業やフリーランスの場合、勤務先がないため就労証明書を発行してもらえません。この場合は、「就労状況申告書」などの自己申告書類を提出します。開業届の写し、確定申告書の写し、売上がわかる書類なども一緒に提出することが多いです。

自治体によって必要書類が異なるため、事前に窓口で確認しましょう。自宅で仕事をしている場合は、保育の必要性をどうやって証明するかが重要になります。

就労証明書に関するQ&A

就労証明書についてよくある質問をまとめました。疑問があればこちらを参考にしてください。

Q. 就労証明書はどこでもらえる？

A. 勤務先（会社・事業所）に依頼して発行してもらいます。自分で作成することはできません。人事担当者や総務担当者、または直接の上司に依頼しましょう。派遣社員の場合は派遣元（派遣会社）に依頼します。大企業の場合は社内システムやグループ会社の人事センターで手続きすることもあるので、まずは直属の上司に確認するとよいでしょう。

Q. 就労証明書の発行にかかる日数は？

A. 1週間〜2週間程度が目安です。会社の規模や担当者の業務状況によっては、もっとかかることも。年末や年度末など繁忙期は特に時間がかかることがあります。余裕を持って、最低でも2週間前には依頼しましょう。急ぎの場合はその旨を伝えて相談してください。

Q. 就労証明書に有効期限はある？

A. 提出先によって異なりますが、3ヶ月以内の発行が求められることが多いです。保育園の申し込みでは、申込期間内に発行されたものが必要です。古い就労証明書は使い回さず、新しく発行してもらいましょう。自治体によっては「申し込み期間の1ヶ月以内に発行されたもの」など、より厳密な期限を設けていることもあります。必ず提出先のルールを確認してください。

Q. 副業・ダブルワークの場合はどうする？

A. 両方の勤務先から就労証明書を発行してもらいましょう。それぞれの勤務時間を合算して、保育の必要性を証明できます。メインの仕事と副業の両方について、正確に記載してもらうことが大切です。

Q. 扶養内パートでも就労証明書は必要？

A. はい、必要です。扶養内であっても、働いていることに変わりはありません。勤務時間や日数が少なくても、実態に基づいた就労証明書を発行してもらいましょう。扶養内のパートでも保育園を利用できますが、勤務時間が短いと入園選考で不利になることがあります。

Q. 試用期間中でも発行してもらえる？

A. はい、発行してもらえます。試用期間中であっても、雇用契約は成立しているため、就労証明書を発行してもらう権利があります。雇用形態欄に「試用期間中」と記載されることもありますが、問題ありません。

Q. 勤務時間が毎月変わる場合はどう書く？

A. 平均的な勤務時間を記載するか、「週○〜○時間」のように幅を持たせて記載します。シフト制で勤務時間が変動する場合は、直近3ヶ月の平均や、契約上の最低勤務時間・最大勤務時間を記載する方法もあります。自治体によって記載方法が異なるので、確認しておきましょう。

Q. 入社したばかりでも発行してもらえる？

A. はい、入社直後でも発行してもらえます。入社日、雇用形態、予定される勤務時間などを記載した就労証明書を発行してもらえます。まだ実績がない場合は、雇用契約書に基づいた内容が記載されます。

Q. 電子データでの提出は可能？

A. 自治体や提出先によって異なります。最近では電子申請に対応している自治体も増えており、PDFでの提出が認められる場合もあります。ただし、原本の郵送や持参が必要な場合もあるので、事前に確認しましょう。

飲食店パートと就労証明書

飲食店でパートとして働いている方向けに、就労証明書に関する注意点を解説します。

飲食店で就労証明書をもらう際の注意点

飲食店の場合、個人経営のお店では就労証明書の発行に慣れていないことがあります。大手チェーン店であれば本部で対応してもらえますが、個人店の場合はオーナーに直接依頼することになります。

依頼する際は、「保育園の入園に必要な書類です」と目的を明確に伝え、書式があれば渡しましょう。書き方がわからないと言われた場合は、記入例を一緒に渡すと親切です。

シフト制の場合の勤務時間の書き方

飲食店はシフト制が多いため、勤務日数や勤務時間が変動することがあります。この場合、「週3〜4日」「月12〜16日」のように幅を持たせて記載するか、直近3ヶ月の平均を記載する方法があります。

保育園の選考では勤務時間が多いほど有利になるため、できるだけ実態に近い数字を記載してもらいましょう。繁忙期と閑散期で差がある場合は、年間を通じた平均的な勤務状況を記載してもらうのがおすすめです。

店舗が変わった場合

同じ会社でも店舗異動があった場合、就労証明書は現在の勤務店舗の情報で作成します。雇用契約を結んでいる会社は変わらないので、本社や人事部門に発行を依頼しましょう。

勤務先住所が変わる場合は、最新の情報を記載してもらいます。複数店舗で働いている場合は、主たる勤務先を記載するのが一般的です。

閉店・倒産した場合

勤務していた店舗が閉店・倒産した場合、就労証明書を発行してもらえなくなります。この場合は、給与明細や雇用契約書のコピーなど、代替書類で対応することになります。

自治体の窓口に事情を説明して、どのような書類で代替できるか相談しましょう。ハローワークで雇用保険の記録を確認することで、就労していたことを証明できる場合もあります。

オープニングスタッフとして働き始める場合

新規オープンの店舗で働き始める場合、オープン前に就労証明書が必要になることがあります。この場合は、採用証明書（内定証明書）を発行してもらいましょう。勤務開始予定日、予定される勤務時間・日数を記載してもらいます。

オープン後に改めて就労証明書を提出するよう求められることもあるので、自治体の指示に従いましょう。

繁忙期・閑散期の勤務時間差がある場合

飲食店は繁忙期と閑散期で勤務時間に差が出ることが多いです。この場合は、年間を通じた平均的な勤務時間を記載してもらうか、「繁忙期は週○時間、閑散期は週○時間」のように詳細を記載してもらう方法があります。

保育園の選考では勤務時間が重要なポイントになるため、できるだけ正確な情報を記載してもらうことが大切です。繁忙期だけの短期間の勤務時間増加ではなく、継続的な勤務実態を示すようにしましょう。

まとめ｜就労証明書は早めの準備がカギ！

就労証明書について詳しく解説しました。最後にポイントをおさらいしましょう。

就労証明書は、保育園の入園申し込みをはじめ、様々な場面で必要になる大切な書類です。勤務先に依頼する必要があるため、自分だけでは準備できません。だからこそ、早めの準備と正確な情報伝達が重要です。特に保育園の入園申し込みは、提出期限を過ぎると翌年まで待たなければならないこともあります。計画的に準備を進めましょう。

就労証明書を依頼することに遠慮を感じる方もいるかもしれませんが、働いている以上、就労証明書を発行してもらうのは当然の権利です。勤務先の担当者も、保育園の入園に必要な書類であることを理解してくれるはずです。丁寧にお願いすれば、スムーズに対応してもらえることがほとんどです。